心得体会是工作或学习中的体验和领悟到的感受性文字,我们应该珍惜生活中每一次写心得体会的机会,以下是小编精心为您推荐的政务培训心得体会7篇,供大家参考。
我们的国家素有文明古国、“礼仪之邦”的美称。教师作为传道授业解惑的育人使者,承载着推动全社会文明进步的重要责任,承担着教书育人、为人师表的光荣职责,教师的仪容、表情、举止、服饰、谈吐、待人接物等都成为学生和社会的楷模。
作为塑造人类灵魂工程师的一名教师,要注意自己在各种场合的行为举止,做到大方、得体、自然、不虚假。因此作为教师首先要注重形象礼仪,做到仪表衣着文明。教师的衣着整洁、典雅、美观,则具有导向和潜移默化的久远影响。如果衣着不修边幅,衣冠不整,蓬头垢面,显然不雅。女老师超时髦,超前卫的着装也会带来许多负面影响。因为我们是小学教师,面对的是模仿能力很强的学生,我们的一言一行、一举一动都可能成为学生模仿的对象,所以在注重外在的衣着打扮之外,更要注重内在德行的修炼,做到自然适度,外在仪表与内在素质相一致。
教师的着装应符合身份——简洁、端庄。当今的社会在服装上的变化日新月异,人们从服装上表现自己的个性,展现个人的独特,以不与众人一致为时尚,以奇装异服为前卫,以独出心裁为特色,以众人瞩目为光荣……这些社会的变化和发展,影响着我们教师的视觉,激荡着我们教师的随潮热望。但教师从事教书育人的职业特点,就决定了教师的着装可以时尚,可以新潮,但不能独出心裁,不能奇装异服,应在简洁之中体现端庄,不能以前卫体现个性,不要过分张扬。因此教师的着装从一个侧面上体现出教师是否能够做到自律、自尊,更重要的是教师时刻要注意为人师表。
总之,从事了教师职业,就意味着我们的整个人生航程将面临着一种人格上的挑战。我们必须鼓足勇气,义无返顾的朝着人格发展的新高度不断攀登,以良好的师德形象为学生树立一个表率,为创建和谐社会贡献一份力量。
听了金正昆教授的讲座,使我受到了很大的教育,干教师工作十余年,这是第一次接受系统的礼仪培训,通过学习使我充分的认识到:礼仪在人类的生活交往中起着非常重要的作用。是人们在长期共同生活和相互交往中逐渐形成,并且以风俗、习惯和传统等方式共定下来。对一个人来说,礼仪是一个人的思想水平、文化修养、交际能力的外在表现,而对与一个社会来说,礼仪就是一个国家社会文明程度、道德风尚和生活习惯的反映。特别是对承传人类知识和文明的教师,她的礼仪就更为重要,关系到教育的效果和质量,关系到整个社会的进步与文明。
人人都希望自己能成为一个受身边人欢迎的人,但很少有人能先从尊重别人,对人讲礼仪开始做起。作教师,我们一般会在其它成年人面前注重自己的表情,会懂得在适当的时候掩饰自己的情绪。可是,在学生面前,很多人都不在意,把喜怒哀乐都放在脸上,这恰恰是当教师的一大禁忌。学生们往往比我们想象的更会察言观色,并且常根据老师的表情来猜测老师对自己的感觉。如果老师带着自己的不愉快走进教室,孩子会误认为老师不喜欢自己。因此为了祖国的未来,请尊重我们的教育对象。当我们正满腹怒气,迎面来了同事朋友或者铃声正催你进课堂时,请你先稳一稳自己的情绪,用微笑对侍每名学生,让他们身心愉悦,快乐学习,健康成长。
教师的微笑是一种教学的艺术。上课铃声响了,老师微笑着站在教室门口,会使孩子产生良好的心理定势——学习好的孩子会更加充满自信,学习有困难的孩子也会受到鼓励。教师灿然一笑,有利于创造一种和谐融洽的课堂气氛,使学生怀着轻松愉快的心情投入学习,把兴奋点集中在对知识的接受理解上。
在教学中,老师微笑的魅力和作用非常重要。为了渲染课堂气氛,引起学生的兴趣和求知欲,上课时,教师面带微笑,并辅之于风趣、幽默,充满诱因或悬念的语言,能给学生创造一个开放宽松的教学环境。在和谐宽松的课堂气氛里,学生们会怀着轻松愉快的心情投入学习,自然就敢大胆发言,积极思维,进而产生浓厚的学习兴趣。
爱你的学生,就从现在做起吧!“笑一笑,十年少”。“相逢一笑解千仇”。让我们微笑吧,笑对我们可爱的学生,笑对工作,笑对生活,笑在生活的每一天!
看完金教授“教师礼仪”感受挺多的,其中所讲到的教师各个方面的要,从教师装饰、教师仪表、教师语言、教师形象、教师社交等等方面概述了教师需要注意的地方,其实作为一个教师所学到的,必须用之实际,学而用之方有效。教师作为社会的一个层面,无论何种职业、职能教师,他都必须面对自己的学生,要和社会相处,所以,教师必须掌握社会交往礼仪,其中金教授提到的交往始终以对方为中心,一词击中要点,言简意赅,当然,我们作为老师交往对象主要是学生,那么我们应该让学生去做,去想,让他们成为上帝,我们教师的任务是教书育人,授业解惑,是引导上帝的天使,这也是要求我们人民教师学习《教师礼仪》的原因,目标只有一个——学好自己、教好学生。
下面是我个人感受较深而写出的,主要是从以下几方面来说的,希望各位读者朋友读后能够一起交流,一起学习,一起进步。
t;一>教师礼仪中最重要的四大特点,让我铭记于心,分别是师资、师德、师表、师心,这四大特点,也是教师礼仪中最核心的思想,讲得非常好,非常透彻。
第一、师资:老师要有教学的资本。所以一个好教师,一定要会教书,有资本才可以胜教,才能让学生信服,相反,不会教书的老师是不合格的,更别谈育人了,这就是金教授所说的知识素养;
第二、师德、师表:老师要有美德,要有良好的表现。作为一个五千年的文明古国,美德也是中华民族的优秀传统,作为教师这个神圣的行业,教师的言行举止,都要完美,不能马虎,因为学生对老师的观察是最细致的,直接关系到学生的行为规范,潜移默化的影响到学生的身心以及观念,正所谓:随风潜入夜,润物细无声。
第三、师心:教师要有良心,良知,而非私心。要求我们教师应该以一颗善心去对待学生,教师的一个动作,一个微笑,都会让学生获得温暖和自信,让学生从中受到激励与启迪,对于学生心灵上的影响,都是受益匪浅的,一个美丽而又高尚的心会感染你的学生,让他们感受到学校带给他们的温暖。让他们学习更有激情与活力。
t;二>教师礼仪中提出的,五种效应:首轮效应、近因效应、定型效应、亲和效应、光环效应。这五种效应也肯定了教师这个职业是相当的重要,直接影响着下一代的未来,所以,作为教师这个特殊的群体,作为千千万万个学校工作的主体,他不仅仅是科学文化知识的传播者,也是思想道德的教育者,无论在课堂上,还是在校园里,无论在公共场所,还是在私人地方,必须注重自己的言行举止,做到言行要文明,举止要得体,行为要规范,给学生留下优秀而又深刻的印象,这样才能树立铁的榜样。
t;三>另外,特别要注意得还有,教师的装饰,教师的形象,教师的仪表,教师的社交,教师社交等等,必须要贯穿始终,全部武装到教师的身心和外表之中,树立好教师的形象,用好教师的语言,端正好教师的态度,摆正自己的位置,教书育人要有耐心,有爱心,说话内容得体,方法恰当,总之,言行举止一定要符合教师的身份。
总结:我们都是人民教师,这次学校大规模的教师礼仪培训不仅使我学到了很多做教师的方法,更是做人的方式和原则;也提高了我们人民电脑学校整体老师的知识素养、道德素养、法律素养、政治素养水平,教育我们教师,要以身作则,在具有个人魅力感召力下,促进我们的学生努力学习电脑知识,提高他们的电脑技能,真正成为21世纪的it高手。让我们所有人民电脑分校的老师共同努力吧,带动人民的学生向前冲吧,走在世人的前面。让人民的学生的未来更加精彩、辉煌!
这学期第一次接触了“酒店礼仪与形体训练”这门课程,但由于在泉州迎宾馆这边酒店人员流动的原因,我们一直缺酒店礼仪的任课老师,所以实际上只上了形体训练部分。还记得刚知道有这门课程时,心理想的是“酒店礼仪与形体训练”应该就是教我们一些如何保持微笑、端正坐姿、站姿、走姿的,后来开始上课了,刚开始是讲理论知识的。原以为这门课程就这么无聊了,没想到后来老师竟然带我们到体育运动中心去实地上课,而且不只是老师对着一些健身器材一一给我们讲解其用途及锻炼的功效,还让我们实际操作,切身体会,足足过了一把健身瘾。像这样的上课条件,我想在校园里面应该是无法实现的。
这门课程上课的时间虽然不多,但给我的感觉也是有所收获的。这一年在这边边上班边上课,虽然也有休息时间,但即使休息了也只是补充下睡眠而已,很少自己去锻炼身体。这点形体训练课刚好是一个补充,可以让我们疲劳的身体得以伸展。每次进体育运动中心,我都觉得自己浑身的神经、细胞都有动起来的欲望了,而且科学表明充分拉伸身体可以使心脏向全身更有效的输送新鲜血液:还可以使我们的心"聆听"更动听的声音。每次和大家一起在愉快、轻松的氛围中上课我都会很开心、很放松。这就是我上形体训练课最深的体会。
作为女性,我相信每个人都希望自己不仅能拥有较好的外表,而且向往更具有吸引人的魅力和优雅的气质。我认为形体训练课是可以帮我们实现这些基础课程入门的,也许达不到所希望向往的高度,但是它会灌注"美"的思想、健康的理念,实现对"美"的初体验。而这种最基本最原始的对"美"的体会,对健康的珍惜,对我们以后的追求都会产生重要的影响。
对于这门功课,给我最深的`印象就是休闲,娱乐,放松。当然,在这种放松过程中,我们也掌握了这门课程的一些技巧。初学这门课时,会觉得有点无趣,心理总是想“哎,又是无聊的一堂课了。”因为讲的都是一些抽象的理论知识,课也比较枯燥,不过后来老师体会到大家的想法,就改为实地教学了。之后上课前是这样想的“哈哈,又可以去享受一种别样的情趣啦!”对于上形体课的心情就发生了很大的变化。刚开始感觉这有点像我们在学校上体育课,但在学校上体育课是室外的,夏天的时候就要在太阳底下晒,而且运动设备也没那么好,所以在这边的机会对我们来说是一个很好的体验。对于自己心情的改观,我想也是因为对形体的进一步了解改变的。
这门课程与我们学的其它课程不一样,其它的这是一种枯燥的理论知识,根本没有实现的可能,也只有大脑在运转。而形体,给我们更多的是脑力与体力上的结合。不光是用身体做各种动作,还要用五官去感觉,用眼睛用脑想,用耳朵感受?它给我们带来的是真正意义上的劳逸结合,让我们全身各个部位都激活,都动起来。我想每周一节的形体课实在是有必要的,
但后来因为老师没时间的问题,就都不能上课,感觉真的很可惜。
通过选修这门课程让我懂得了许多日常必须注意礼仪,也让我作为一名现代的大学生,必须从各方面严格要求自己,除了提高成绩锻炼智商外,还应该提高文化修养来培养自己的情商。
中国一向是礼仪之邦,礼仪对每个中国人来说是非常重要的,无论是会见亲朋好友或者是在人与人的打交道上,都离不开礼仪。礼仪被认为是一个人道德修养的表现,一个人若毫无礼仪可言,那么他在学习或工作时都将不会很顺利,因为没有人愿意和这样一个人相处。如何才能脱颖而出,除了需要卓越的能力外,还要掌握有效沟通及妥善人际关系,建立良好优雅的企业形象,此时,商务礼仪便起到了一个十分重要的作用。商务礼仪就是商务活动中对人的仪容仪表和言谈举止的普遍要求,体现了人与人之间的相互尊重,同时也约束了商务活动中的某些方面。而在商务往来中,任何一个表现都可能会导致意想不到的结果,也许是一块手表,也许是一顿晚餐。
学习商务礼仪可以提高个人的素养。比尔盖茨曾讲过,企业竞争,是员工素质的竞争,进而到企业,就是企业形象的竞争,教养体现细节,细节展示素质,可见一个人的素养高低对企业的发展是多么重要啊!可以交际应酬,因为商务活动中毕竟是离不开礼仪的,在不同的交往活动中我们会遇到不同的人,如何让人感到舒服,却又没有拍马屁的嫌疑是非常关键的。有助于维护企业形象。在商务交往中,个人便代表了整体,个人的所作所为,一举一动,一言一行,就是企业的典型活体广告。等我们一出学校,找工作,面试,哪一样不要求我们要有良好的商务礼仪。当今社会,大学生的就业压力越来越大,如何才能在庞大的就业压力与挑战中拔得头筹,如何才能在面试中给主考官留下一个好印象,一直是困扰每个毕业生的问题。而很多公司在招新人,除了考虑学历,更会观察是否有良好的礼仪规范,从最基本的穿着打扮,到言谈举止,主考官可是看的很清楚呢。因此有人说礼仪是面试成功与否的重要砝码是很有道理的。良好的礼仪表现会给主考官留下的第一印象,进而取得他们的好感,尊重与信任,而没有什么会比信任更为重要了。而能够在面试的种.种细节上表现出良好的素质,相信在与客户洽谈时也一定不会有差错,同时还能代表公司形象。良好礼仪同时还是人际关系的润滑剂。现代企业强调团队精神,而礼仪可以促进这一力量。好的商务礼仪在人际交往中会给人一种亲和力,增进吸引和情感交流,增强信任和了解。
五天丰富、紧张的市国土房管系统登记办件类政务培训学习生活即将过去,它象一场急时雨,使我的心灵和思想得到了洗礼与深化。“一新、二严、三认真”是这次培训班给我的第一印象。“一新”培训体系内容丰富、全面,涉及到业务操作、政治理论、情商与压力管理、政务礼仪、廉政建设、从责任走向优秀、国情市情等各方面知识。知识广、内容全、信息量大,使自己开阔了视野,扩大了知识体系。“二严”严格的考勤考试制度,严格的老师,这是以往培训没有的。记得市局干部人事处陈处长语重心长的开班讲话,让我们认清工作职责,加强学习,提高服务水平。我想通过这次学习培训一定会在实际工作学习生活中努力做到陈处长提出的“五个一点”:待人接物热情礼貌一点、办件做事认真仔细一点、业务知识熟习一点、对人对事认真一点、廉洁自律自觉一点。“三认真”授课专家教授、班主任老师、学员无一利外地认真。专家教授认真、轻松、诙谐、思考性讲课。学员们专心听课、仔细做笔记、积极参加分组讨论、用心写心得体会、认真对待考试。班主任认真做好考勤、后勤服务工作。以上是此次培训给我的第一个感受。
曾国平专家“从责任走向优秀”、周矩教授“情商与压力管理”、罗晓梅教授“科学发展观与国情、市情”、李爽教授“政务礼仪”、黄远固教授“廉政建设”、业务知识等等各位专家教授老师讲课、以及我们对市农村交易所和民心家园公租房建设工地的参观学习,使自己体会到“责任、创新、服务、学习、清廉”十字内涵。自己将从以下几个方面把“十字”体会真真实实地落实到以后的工作、生活之中:
一、“责任”重于泰山,用心、用情、用脑干好本职工作。
“用心”,有责任感才会有责任心,才会用心做好自己的本职工作,才会用心地站在老百姓的角度思考怎样才能为他们提供实实在在地优质服务,如何才能让他们带着疑问来,揣着满意、微笑走。优质的服务向导员、简明易懂的办事便条、微笑的工作人员等等举措将是我们工作努力的方向。“用情”,高度的工作热情,才能提高办件质量和效率。用亲情般的态度来对待服务对象,把他们看成我们的亲人,就不会出现“门难进、脸难看、话难听、事难办”。“用脑”,开动脑筋,才会对不同的老百姓采取不同的服务方式;开动脑筋,才会使枯燥复杂难懂的登记业务、办事流程以一种最简单的方式呈现在老百姓面前。
二、 “创新”决定发展,发展带动经济社会效益。
在现在固有的登记办件体系结构上,只有创新性思维才能使我们这个部门有所发展,才能在国家降低减少各项收费项目、标准的情况下,利用现有资源,增加收入,提高职工福利待遇。创新管理、创新制度、创新程序才能使咱们的工作有质的飞耀,才能使老百姓愿意到我们这个部门来办事。业务拓展了,办事简化了,服务一流了,经济和社会效益就会自然提高。
三、“服务”是工作核心,思想认识解决好,服务就上去了。
现在登记办证部门是一个服务型的行政管理部门,只有思想转变了,才会意识到“服务”是我们现在工作的核心。“科学化、人性化、现代化、系统化”服务就是我们努力的方向。服务对象走进登记部门怎样科学合理的办事流程、简单的业务要件才是最方便的,这应是思考的重点。对于“老、弱、病、残”等特殊服务对象要采取人性化服务,上门登记办证等等。利用现在的信息技术,通过发移动短信、服务对象qq平台、电子邮件等等形式让老百姓不出门就能知道案件办到什么环节,何时领件。从收、审、缮、发等环节提供全面系统一流服务,如专人服务、绿色服务等。
四、“学习”才能更好工作,才能真正将责任、创新、服务落到实处。
通过这次学习使我更加深刻地认识到这点。只有苦炼内功,学习政治理论、国情、市情、心理学、政务礼仪等等各方面内容才能有所创新,提高服务。通过学习知道差距,认清自己努力奋斗的方向。“从小学到老”、“知识才是力量”这些话都说明了学习的重要性,我们要学习别人好做法、好思想,还要变被动学习为主动学习,要走出去学。只有学习了,才会在工作中将一个微笑、一句文明礼貌“十字”用语、一声温暖问候等细节性行动,由僵硬刻板做到自然大方,最后成为一种工作习惯。
不管在什么岗位上一定要做到这点,只有廉洁从事、对人才会让自己心正、气顺、影子直。才会在工作中敢做事,大胆地做事。我们一定不要利用自己手中的一点点权利干一些不好的事,因为权利是人民给的,人民随时会把你手中的权利收回。
“人无远虑,必有近忧”我们应该常思考、常学习、常创新才能不落后,才能紧跟时代步法,才能为土地房管事业添转加瓦,做出贡献。
昨天听xxx老师讲授“领导艺术和政务礼仪”,对我以后的工作和学习有很大帮助,其中公务员办公礼仪,更是让我受益匪浅。
孔子云:“礼者,敬人也”。人置身于社会之中,就免不了要与人交往,而礼仪,是一种交往的行为艺术,是人际关系的行为秩序,具民族性、地域性和国别性。
办公礼仪是指公务员在工作中应遵循的基本礼仪。是基层公务员礼仪的核心内容,是每一名基层公务员都应掌握的重要的礼仪规范。
现在有个别的国家公务员,给群众留下了不好的印象,群众颇有说法,那就是“冷、硬、卡要”。所谓冷,就是态度不够热情;所谓硬,是指态度生硬;所谓卡要,就是依法依规可以办到甚至应该办理的公事提出很多附加要求,办事拖拉甚至索贿。虽然这是极个别公务员的不正之风,但如果不加以制止,不加以规范,就有损国家行政机关形象和整个公务员队伍的形象,所以要求公务员做到行为美、语言美、仪表美、交际美这四美确实是我们公务员要注意的。
每一名基层公务员必须努力做到勤于政务,爱岗敬业,忠于职守,一心一意地做好本职工作,使自己的所作所为与国家公务员的光荣称号相称。这就是所谓行为美。要真正做到行为美,需要注意以下两点:首先是忠于职守,每一名基层公务员,在工作中都必须以忠于职守为天职。忠于职守,其实是爱岗敬业的主要表现形式。爱岗敬业就要做到既热爱本职工作,又严守工作岗位。在工作岗位上不可一心二用,甚至脱岗,而是要干一行爱一行,全心全意地做好本职工作。其次是钻研业务,基层公务员的爱岗敬业,不仅要表现为干一行爱一行,而且还要表现为干一行通一行,干一行精一行。实际工作中一定要努力钻研业务,努力精通业务,以便适应时代发展的需要,更好地为人民群众服务。
基层公务员所从事的具体工作往往迥异,但从本质上来看,都免不了要与人打交道。因此,在实际工作中,我们必须妥善地协调自己的各种人际关系,高度重视每一位交往对象,以内求团结,外求发展。内部交往时,应当讲究团结,严于律己,宽以待人,并且善于协调各种不同性质的内部人际关系。与平级同事打交道时,要做到相互团结、相互配合、相互勉励,不允许制造分裂、彼此拆台、讽刺挖苦。同人民群众直接打交道时,要具备强烈的为群众服务的意识,要待人热诚、主动服务、不厌其烦、一视同仁,不允许对群众冷言冷语、漠不关心。
语言,是我们进行沟通不可缺少的基本工具之一。要想做好自己的本职工作,就不能不要求自己做到语言美。首先要语言文明,主要是要求我们在选择、使用语言时,要文明当先,以体现出自身良好的文化修养。第一要讲普通话,基层公务员使用普通话进行交流,不但反映出其较高的文化程度,而且有助于对外交流。第二个吐字要清晰,语速要均匀,语气要柔和。避免吐词不清、含含糊糊,语气急躁、生硬。更不能讲脏话、带渣子。在允许的条件下要注意礼貌用语。
四、注重仪表美。基层公务员的服饰,直接关系到人民群众对其第一印象的好坏。所以公务员的着装应当庄重、大方、干净、整洁、合乎身份。切不可有悖于常规的审美标准,奇装异服,招摇过市!有损基层公务员在人民群众心目中的形象。
总而言之,在日常的工作中我们做到行为美、交际美、语言美、仪表美。那我们国家机关的形象就美了,公务员的形象就美了。
林琳老师关于《政务礼仪基础知识讲座》后,倍感收益匪浅。通过此次培训,对照自身工作实际,我深刻认识到学习政务礼仪的重要性和必要性,现就此次讲座的心得体会与大家共同交流。
中国素有礼仪之邦的美誉。古语云:“仓廪实而知礼节,衣食足而知荣辱。在我国全面推行国家公务员制度的进程中,一项极为迫切的重要任务,就是要真正做到:不断提高全体国家公务员的整体素质,不断改善各级国家行政机关的公众形象。简而言之,就是要使广大国家公务员自觉地做到“内强素质、外塑形象”。只有这样,才能维护国家行政机关与国家公务员的声誉,取信于民,让人民满意和放心。
一个人置身于社会之中就免不了要交往,而礼仪,是一种交往的艺术,是有效沟通的重要途径。礼仪是待人接物、进行社会交往的重要手段。在社会生活中,人离不开社会交往,不同的对象、不同的场合,有不同的规矩、规则和讲究。每天,我们要出入各种公共场所,参加各种社会活动,接触形形色色的各类人群。可以说无论是从政经商、日常工作,还是待人接物、居家外出,均离不开礼仪。虽然我们不可能认识周围所有的人,但我们还是希望自己是一个稳重得体、礼貌待人同时又能够被别人友好对待的人。因此,礼仪不是生活小节,他展现的是一个人的风度和魅力,是一个人内在的精神风貌、个人学识、文化修养的集中体现。
礼仪不仅仅是一种标志,绝非可有可无,学习礼仪、应用礼仪已经成为大势所趋,人心所向。随着中国经济的发展,以及对外交往的日益频繁,礼仪也在与时俱进。良好的职业形象和礼仪修养是素质与教养的表现。具体而言,每一名国家公务员的个人形象,都来自于能够体现其自身素质与教养的着装、仪表、举止、交谈、待人接物等各个具体环节,所留给社会公众和社会舆论的印象、看法及评价。可以说,个人的形象,其实就是代表单位形象,国家公务员的个人形象决定国家机关的公众形象,为此,就应该时刻维护好自身形象。
通过此次学习,让我认识到自己在工作和生活中所存在的不足,让我从思想上对政务礼仪有了新的认识,学会了科学运用礼仪,并贯穿于自己今后的工作和生活中。
它山之石可以攻玉,以上就是一秘为大家带来的3篇《政务礼仪培训心得体会》,希望对您有一些参考价值。
通过在黑龙江大学的8天学习我认识到,电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限。优化政府组织结构和工作流程,形成新的政府管理形态,实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动。它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法,以下采取多种措施,以确保电子文件的真实性、完整性和安全性。
考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点,如果还是象过去那样,按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档,分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件,电子文件的流失也是不可避免的,并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改,或者有些已被有意或无意地删除这无疑是增加了劳动量。因此,必须贯彻“前端控制”的原则,即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端,也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸,从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说,在文件系统设计阶段,档案人员就要参与设计、进行指导;就应该考虑归档与归档后文件管理的需求,将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程,以保证在每一个流程之后,将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息,并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系,以保证文件归档时,将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。
判断传统文件的真实性,主要考察两个方面:一是文件载体的原始性;二是文件形式的原始性,其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化,就可以对文件的真实性表示怀疑。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性,主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的,主要关注的是其本质的要素保持不变。在目前的技术条件下,一般可采取的措施是:
在计算机系统中设置安全防护技术措施。一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制,防止非法侵入;二是设置操作日志,自动记录实施操作的人员、时间、内容等;三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前,对只有签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子文件签章。
身份识别技术,身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份。
防写技术,将数字信息文件设置为“只读状态”,在这种情况下,用户只能从计算机上读取信息,而不能对其作任何修改,可以有效地防止用户更改数字信息内容,从而达到保护其真实性的目的。
传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过,是否保持着作为证据所要求的各要素。而电子文件的显示,却随着使用软件的不同,其外观可能不一样,因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文件。
电子文件的完整性一是指电子文件和与之具有有机联系的其他相关文件数量齐全;二是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。为此,要求电子文件归档时,有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及有关的元数据都应同时归档。在同一活动中,有时除了形成电子文件之外,还可能形成一些纸质文件,为保持这些文件之间的有机联系,确保同一活动中形成的电子档案管理的信息完整性,应尽可能将这些纸质文件作数字化处理,作为电子文件一并保存。对于在不同应用系统中分散形成的、不同媒体的内容相关的电子文件,则应收集齐全并保持有机联系。在电子政务系统中按公文处理流程生成的公文,其构成要素包括文件处理单、原文、附件、电子文件的纸质拷贝件等,都应纳入归档的范围。
建立健全科学、合理、严密的管理制度,从每一个环节堵塞信息失真的隐患,这也是确保电子信息档案真实可靠的重要措施。建立安全管理制度。电子文件是由人制作的,其管理和利用都要按人的意愿进行。因此对参加电子文件制作和参与管理的人员必须加强管理,以防不测。必须制定一套人人都应遵守的安全管理制度,以约束涉及电子文件与电子档案人员的行为。实践证明,良好的安全规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。
加强对电子文件制作和管理人员的管理和教育。在电子文件的安全管理过程中,仅靠制度是不够的,还必须加强对涉及电子文件人员的管理和教育。通过宣传教育或短期培训等途径,提高他们对保证电子文件和档案真实、可靠重要性的认识,提高他们科学管理电子档案的素质,增强他们工作的责任感,并树立一丝不苟的工作作风。
建立全过程的管理制度。要实现电子政务环境下电子文件的科学管理,就必须贯彻“前端控制”和“全程管理”的原则;为保证电子公文的真实性、完整性、可读性与安全性,就必须采取一系列相应的技术措施和手段,以确保管理目标的实现。
电子文件从形成到电子档案管理的开发利用,中间要经过很多环节,哪一个环节出了问题,都会影响到电子文件的真实可靠性。因此,建立全过程的管理制度,明确各环节的职责要求。如电子文件形成之后,要及时收集积累,以防分散状态下发生信息丢失;电子文件归档时,要严格检查相关文件是否收集齐全,否则就会给将来利用带来困难和麻烦;迁移时,要认真检查是否发生信息丢失。任何环节的疏忽,都将对数字信息的真实性与可靠性造成危害。
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